Planifică prima întâlnire Felicitări!, Eşti aproape de final. Alege o dată pentru prima întâlnire şi pune la punct o agendă. Este foarte important să ai o agendă pentru a te asigura că toţi ştiu de înainte ce se va întâmpla în timpul întâlnirii, cât va dura, cine va participa şi mai ales pentru a te asigura că nu se pierde timp. Prima întâlnire poate să urmeze unul dintre cele două formaturi de bază: Ambasadorul Agora Michal Papis, de la Gorzów Speakers din Polonia, conducând o întâlnire introductivă care explică obiectivul Agora Speakers International. A întâlnire normală “redusă”, care este o versiune redusă a unei întâlniri normale, demonstrând toate elementele principale. Dacă poţi obţine ajutorul celor ce sunt deja membrii altor cluburi Agora Speakers care ştiu cum merg lucrurile, atunci este preferabil să te ajute. O întâlnire de tip “introductiv”/ “prezentare”, în cadrul căreia poţi explica obiectivul clubului, beneficiile alăturării, cum funcţionează clubul, diferitele roluri etc, şi apoi ţii o secţiune de întrebări şi răspunsuri. Ar trebui să faci asta doar dacă: Clubul tău nu a organizat nici o sesiune de training Majoritatea participanţilor nu au avut contact cu materiale Agora, grupuri, documentaţie sau filmări educaţionale (de exemplu: sunt complet noi în organizaţie) Agenda primei întâlniri Exceptând situaţia în care ai experienţă multă cu modul în care funcţionează Agora, se recomandă ca pentru prima întâlnire să urmezi Agenda de Bază prezentată aici. Va trebui să încarci agenda primei întâlniri în timpul procesului de înregistrare. Acest upload nu trebuie să fie într-un format foarte complicat, de fapt, poate fi pur şi simplu un fişier text simplu. Facem asta pentru că de multe ori am văzut situaţii în care oamenii erau atât de entuziaşti să se alăture Agora şi să creeze un club că nu investeau timp în a studia şi înţelege ce facem şi cum. Vor pur şi simplu să organizeze prima întâlnire, dar fără să aibe o idee clară despre ce trebuie să se întâmple. Cerându-ţi să creezi o agendă atunci când înregistrezi un club ne garantează că toţi ştiu clar ce ar trebui să se întâmple în cursul întâlnirii. Promovarea Evenimentului De obicei este util să creezi şi un Eveniment Facebook şi un Calendar Google ca oamenii să se poată înscrie şi să se sincronizeze cu întâlnirea în agenda lor. Încearcă să nu planifici prea mult înainte, pentru că oamenii se înscriu de obicei şi apoi uită despre întâlnirile care au loc peste mai mult de două săptămâni. Confirmă cu toţi participanţii cu o săptămână înainte. Când creezi un eveniment, crează-l ca eveniment public pentru ca oamenii să îl poată găsi şi să invite şi pe alţii sau să îl posteze pe blogurile lor sau pe profil. Asigură-te că anunţi evenimentul şi pe grupul Facebook Agora Speakers al ţării tale şi pe cel International. (https://www.facebook.com/groups/agoraspeakers/ ) Chiar dacă locaţia întâlnirii este foarte cunoscută sau crezi că toţi ştiu foarte bine ce este, pentru a evita frustrări este mereu o idee bună să faci câteva poze ale locaţiei şi să explici în detaliu cum se ajunge la sala întâlnirii. Unii invitaţi la întâlnirea ta ar putea să nu ştie locaţie, sau poate că sunt din altă ţară. Este convenabil şi să postezi poze ale intrării în sala respectivă Dacă locaţia o permite, printează câteva semne cu săgeţi care ghidează vizitatorii către sala întâlnirii. Crează materiale branduite (Opţional) Foloseşte Portalul Brandului sau Creatorul de Materiale pentru a crea bannere, tipa de agendă etc pentru clubul tău. Ţine cont că toate materialele digitale trebuie să fie folosite respectând Ghidul de Branding pe care îl poţi găsi aici: /Reguli+de+Brand Dacă foloseşti Creatorul de Materiale, va respecta automat regulile noastre de branding.